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| Conceptos
Básicos de la Exportación - Documentos de Los requisitos de envío y recepción que tienen los países, en cuanto a términos de venta y métodos de pago, normalmente dictan cuáles documentos de exportación se requerirán. Los exportadores deben completar los documentos con toda precisión. Por esto, todo nuevo exportador debería buscar asesoría así como asegurar los servicios de un despachador de carga competente para estar seguro de cumplir con la documentación requerida. Su despachador de carga puede ser una invaluable fuente de información sobre mercados, empaques y costos de transporte, así como sobre los documentos para tramitar exportaciones. Guía aérea (AWB) Guía aérea (AWB) La guía aérea, instrumento no negociable, sirve como recibo para el remitente. Emitida por la aerolínea o por el consolidador, la AWB indica que el transportista ha aceptado los bienes contenidos en la lista y que se compromete a llevar el envío al aeropuerto de destino, de conformidad con las condiciones anotadas en el reverso del original de la guía. Además, la AWB sirve como evidencia documentaria de haber completado el contrato de flete, facturas de flete, certificados de seguro y la declaración de aduanas. La guía de carga ofrece indicaciones al personal del transportista sobre el manejo, despacho y entrega de los envíos. El transportista no llevará ninguna parte de la consignación hasta que haya recibido toda la carga y hasta que el exportador emita la AWB. Como se señala en el reverso del documento, los transportistas se reservan el derecho de transportar la carga de cualquier manera que puedan. Esto significa que pueden transferirla a otros transportistas, incluso por camión si creen que es para beneficio de todos. Recuerde que la AWB no es negociable y que no se puede utilizar como instrumento de cobro. Los envíos contra giro deberán estar consignados a un banco local (en la ciudad donde esté localizado el consignatario) y debe especificarse el nombre y dirección del destinatario a quien se notificará. Aunque las AWB prevén un espacio para los seguros, es preferible verificar con el transportista la seguridad de que ofrezca la cobertura, ya que algunos no lo hacen. Muchas empresas extranjeras exigen este documento para protegerse en disputas por calidad y conformidad con el transportista. Típicamente este documento es una declaración jurada del transportista o de una compañía independiente de inspección, que certifica la calidad, cantidad y conformidad de los bienes con la orden de compra. Un agente de seguros calificado es quien emite un certificado de seguro a nombre del remitente. El remitente muestra este documento o las instrucciones mencionadas en la carta de crédito cuando algún trámite documentario o carta de crédito le exija evidencia de cobertura contra riesgos para la mercancía que está transportando. La mayoría de los despachadores de carga tienen una póliza abierta para uso de sus clientes y pueden emitir el certificado a nombre de ellos. Este documento certifica que los bienes fueron manufacturados en los Estados Unidos. El remitente debe firmar este certificado y, cuando así se especifique, una oficina comercial o una cámara de comercio acreditada debe certificarla, y ocasionalmente deberá ser enviada al consulado para su endoso. Recuerde que este documento debe estar firmado por el exportador (o su representante, tal como el despachador), autenticado por un notario y luego firmada por una cámara de comercio antes de poder presentarlo en el consulado. Un certificado fitosanitario (descrito más abajo) puede equivaler a un certificado de origen. Algunos compradores extranjeros ocasionalmente solicitan este documento con fines de control. Los exportadores pueden utilizar una copia certificada de la “guía de empaque” para cumplir con este requisito. Una compañía de inspección de exportaciones puede certificar este documento. Normalmente, los exportadores utilizan la misma factura para comercio nacional e internacional. Sin embargo, algunos países exigen formularios especiales. La factura debe mostrar la fecha de facturación y de embarque, nombre del exportador o fabricante, destinatario, términos de la venta, forma de pago, descripción de los bienes, números y marcas de empaque, número de unidades, precio por unidad, precio total, modo de transporte y cualquier otra información que requiera el país de destino. Este documento cubre los detalles normales de una factura comercial y de una guía de empaque en el idioma del país extranjero al cual van dirigidos los bienes. El consulado tiene a disposición los formularios especiales. Los derechos consulares se pagan al consulado que certifica y autentica los documentos. (Nota: Se aconseja que, como parte de las responsabilidades del comprador, el contrato de venta especifique los derechos consulares y otros costos, tales como los de mensajería, para evitar discusiones o malentendidos). Cuando se trate de documentos consulares, recuerde que estos son sumamente técnicos y que su preparación debe dejarse en manos de personas con experiencia, tales como los despachadores. La mayoría de los países tiene requisitos especiales relacionados con facturas comerciales, tales como el idioma que debe utilizarse, la información que ha de brindarse, autenticación, etc. Existen otros, particularmente países latinoamericanos, que, además de la factura comercial, exigen una factura consular. Este documento se presenta en el consulado para su autenticación, con lo que se garantiza que los artículos transportados cumplen con los reglamentos de importación que establece el país receptor. Queriendo ser precisos, los empleados del consulado pueden a veces irse a los extremos para asegurar que se completen correctamente los formularios. Si un consulado no notara un error y los oficiales de aduanas en el lugar de destino lo detectaran, probablemente el comprador enfrentará demoras o multas. Los exportadores que utilizan para la exportación puertos acuáticos de los Estados Unidos deben reportar todo el cargamento en el formulario de aduanas CF349. En los Estados Unidos este formulario se utiliza para imponer un tributo del 0,125% basado en el valor de la carga cobrado. Orden de entrega-Guía de muelle Este documento contiene la misma información que el formulario abreviado del conocimiento de embarque intermodal, y se le envía al transportista, quien, a su vez, reconoce la reservación de espacio que realiza el remitente para enviar la carga descrita en el documento. Este permiso, emitido por la Oficina de Licencias de Exportación, permite a las empresas que tengan programas de exportación internacional realizar múltiples exportaciones de productos autorizados a consignatarios aprobados. Estos permisos, válidos por hasta cuatro años, se pueden obtener con solo completar los siguientes formularios disponibles en el Departamento de Comercio de los Estados Unidos:
Factura de exportación del despachador El despachador generalmente paga todos los cargos de terceros, como flete terrestre, tarifas portuarias, seguros, carga aérea o marítima, derechos consulares, pagos de mensajería, etc. y le factura todos estos cargos al remitente en una sola factura, la “factura del despachador”. La factura es respaldada con los documentos de apoyo. El banco del importador emite este instrumento financiero al proveedor. En este documento, el banco emisor sustituye su propio crédito por aquel del importador y asume el compromiso de pagar una cantidad determinada en un tiempo determinado a un beneficiario designado (el exportador). El exportador debe cumplir con todos los términos y condiciones de la carta de crédito para que la disposición arriba mencionada se conserve. Los embarques internacionales por lo general implican entregar copias de los documentos a varias partes, tales como al consignatario, al agente en el exterior, al remitente, etc., y esto normalmente se logra por medio de una “carta de distribución” que especifica quién debe recibir cuáles documentos. Los exportadores utilizan este formulario para cobrar el seguro por algún artículo perdido o dañado durante su exportación. El reclamo debe describir en detalle los artículos perdidos, y los documentos de apoyo deben estar a mano; por ejemplo, fotocopias de la factura comercial, el conocimiento de embarque y el certificado de seguro. Si el comprador desea pagar por los bienes antes de su envío, si existe un margen de tiempo amplio y si el comprador no quiere tener sus fondos amarrados con anterioridad, el comprador le puede pedir al vendedor que prepare una certificación en la que declare que los bienes pedidos han sido manufacturados de conformidad con el contrato. Al recibir este documento, el comprador le girará al vendedor las instrucciones de envío y el pago. Conocimiento de embarque marítimo El “conocimiento de embarque marítimo” sirve como título de propiedad, como contrato de flete entre la empresa naviera y el remitente, y como recibo de bienes otorgado por la naviera al remitente. Igualmente, el conocimiento de embarque especifica el lugar de entrega de los bienes, los pagos de flete por realizar, y a quién se consignan los bienes. El conocimiento de embarque detalla las responsabilidades legales y los límites de responsabilidad civil para las diferentes partes involucradas en el embarque. Puesto que un conocimiento de embarque original es un instrumento negociable (las copias no lo son), quizás el remitente o exportador quiera prepararlo de manera que él pueda conservar título sobre los bienes. Además, el remitente o exportador debería indagar si en el país de destino exigen alguna redacción en especial o una autenticación del conocimiento de embarque marítimo antes de completar el formulario. Existen dos tipos de conocimientos de embarque. El remitente utiliza el primero tipo, un “conocimiento de embarque no traspasable”, no negociable, al consignar el cargamento directamente al comprador final. Mientras tanto, el remitente utiliza el segundo tipo, un “conocimiento de embarque de orden”, negociable, cuando no desea que la propiedad pase a manos del comprador hasta que se hayan cumplido ciertas condiciones. En este caso, el remitente citado deberá endosar el conocimiento de embarque antes de que se pueda realizar la entrega. Un “conocimiento de embarque de orden” también deberá señalar el nombre de la parte que deberá ser notificada en el lugar de destino. Los conocimientos de embarque de orden desempeñan un papel muy importante en transacciones internacionales, especialmente cuando se trata de cartas de crédito y giros. La mayoría de las cartas de crédito piden un conocimiento de embarque “a bordo”, que le prueba al comprador la presencia del cargamento a bordo de la embarcación. Los oficiales de aduanas utilizan esta lista para verificar la carga y, a su vez, los compradores la utilizan para hacer inventario de las mercancías recibidas. La lista de empaque describe todos los artículos dentro de la caja, embalaje tarima o contenedor, además del tipo de contenedor, sus dimensiones y su peso. La mayoría de los países exigen que se adjunte una certificación fitosanitaria a todo embarque de plantas, vegetales y frutas frescas. El documento certifica que el producto está libre de plagas que demanden cuarentena y que están significativamente libres de plagas dañinas que podrían afectar los cultivos. Además, los tratamientos tales como la fumigación o el almacenamiento en frío, que pudiera exigir el país importador, o que son necesarios para cumplir con las normas sobre la ausencia de plagas, son supervisados por el oficial certificador y se documentan en la certificación misma. Los exportadores, empacadores o transportistas y otras partes involucradas en la transacción pueden solicitar certificaciones fitosanitarias. Por razones de conveniencia y eficiencia, las inspecciones fitosanitarias, por lo general, se realizan en el punto de embarque, a menudo en el momento de realizar la clasificación y el empaque. El exportador es responsable de asegurar que el oficial certificador reciba una copia en inglés del permiso de importación (si así se requiriera), para verificar que se hayan cumplido las condiciones. Además, el inspector debe conocer el destino, nombre y dirección del consignatario extranjero, manifiesto de la carga, etc. Sin esta información obligatoria, no se podrá realizar la inspección y no se podrá emitir la certificación. El Servicio de Inspección de Salud Animal y Vegetal del Departamento de Agricultura de los Estados Unidos (APHIS) y otras agencias estatales otorgan estas certificaciones fitosanitarias. Las certificaciones estatales y federales tienen el mismo fin, y las partes involucradas deberán decidir cuál prefieren. La inspección fitosanitaria no se relaciona con calidad, grados y clasificaciones. Por medio de este documento, los exportadores otorgan a los despachadores de carga y a los agentes de aduanas el derecho de actuar como sus agentes. El comprador utiliza este documento al solicitar una importación y, si fuera necesario, al solicitar una carta de crédito. Por lo tanto, es importante que la factura incluya toda la información que se necesite en una solicitud de importación, que refleje de manera muy precisa el producto y que incluya todo costo en que concebiblemente pueda incurrirse. Para hacer una factura pro forma, deberá saber:
El Apéndice H contiene un ejemplo de una factura pro forma. Declaración del remitente sobre materiales peligrosos Los reglamentos de la Asociación Internacional de Transporte Aéreo (IATA) y la Organización Marítima Internacional (OMI) exigen que los remitentes declaren cualquier carga peligrosa ante sus transportistas marítimos y aéreos. IATA y OMI usan diferentes documentos, los cuales publican en sus códigos respectivos. Declaración de exportación del remitente Se deberá completar este formulario para cada embarque que salga de las fronteras de los Estados Unidos, con las siguientes excepciones: a) Envíos a las posesiones de los Estados Unidos; no se incluye Puerto Rico. b) Envíos valorados en menos de US $2.500,00. Los formularios están disponibles a través de las oficinas de campo del Departamento de Comercio de los Estados Unidos, los despachadores de carga, o la Imprenta Nacional (Government Printing Office). En la sección “Sistema automatizado de exportación”, más adelante, encontrará detalles sobre cómo presentar en línea (por Internet) una declaración de exportación. La declaración de exportación deberá ser completada y firmada por algún funcionario de la compañía de exportación (se puede emitir un poder general para que firme algún otro empleado o un despachador de carga independiente) y generalmente se prepara en cuadruplicado. Las navieras y las aerolíneas deben anexar una copia de toda declaración de exportación al manifiesto del buque y presentarla al Departamento de Aduanas de los Estados Unidos para que se apruebe la salida del almacen. La declaración de exportación se usa para llevar el control y las estadísticas de las exportaciones y nunca deberá enviarse fuera de los Estados Unidos. La declaración de exportación incluye una lista de los productos enviados por número del formulario B, también conocido como el “sistema armonizado o códigos HS”. Estos números son importantes porque permiten a los gobiernos aplicar e imponer aranceles, o, de otra forma, controlar el comercio. Los números HS o del formulario B se pueden obtener por medio de la Oficina de Censos de los Estados Unidos (U.S. Bureau of the Census). Sistema automatizado de exportaciones El sistema automatizado de exportaciones (AES) es la manera de presentar directamente al Servicio de Aduanas de los Estados Unidos, sin papeles, la declaración de exportación del remitente (SED) y el manifiesto marítimo. Para obtener más información sobre el AES, llame sin cargos a la línea de consultas de AES en el 1-800-549-0595 o envíe un mensaje electrónico a leslie.s.albertson@customs.treas.gov. El AES funciona de la siguiente manera: El proceso de exportación se inicia cuando el comerciante decide exportar alguna mercancía. El exportador, o su agente despachador autorizado, realiza los arreglos de envío con el transportista. El exportador o su agente despachador autorizado transmite la información sobre la exportación del remitente usando el AES. Esta información puede venir directamente del exportador o de su agente autorizado o a través de un centro de servicio o de una autoridad portuaria. El AES coteja los datos con las tablas de edición y con los registros de requisitos del Gobierno estadounidense y luego genera un mensaje de confirmación o un mensaje de error que regresa hasta el solicitante. El transportista o un agente despachador autorizado transmite los datos del manifiesto de exportación utilizando el AES. El AES valida los datos de transporte y genera un mensaje de confirmación o un mensaje que indique algún error. En este segundo caso debe realizarse la corrección correspondiente y transmitirse al AES. Carta de instrucción del remitente No se puede resaltar suficientemente la importancia de que el remitente le entregue instrucciones claras y precisas al despachador de carga. Recuerde que el despachador es una extensión de su propio departamento de exportaciones y que necesita saber tanto como usted sobre la transacción para poder cumplir con todos los requisitos de su cliente. Si al despachador de carga no se le dan las instrucciones precisas de envío, podrían presentarse problemas innecesarios, tales como los mencionados a continuación:
Este documento se prepara con un giro bancario y se utiliza para enviar documentos de embarque al banco remitente para gestionar un cobro o el pago o negociación de una carta de crédito. En la carta de transmisión, los remitentes deben incluir instrucciones completas y precisas sobre cómo manejar los documentos y remitir los pagos.
Vale la pena señalar que no todo documento de exportación será necesario para cada transacción. Sin embargo, es útil estar familiarizado con ellos. Por medio del sitio Web de “UNZ and Company” se pueden obtener muestras de muchos de estos documentos de exportación. También a través de “UNZ and Company “se pueden adquirir programas de computadora para producir esta documentación. Póngase en contacto con “UNZ and Company”, 700 Central Avenue, New Providence, NJ 07974-1139. Teléfono: (800) 631-3098. En Nueva Jersey: (908) 665-8850 Fax: (908) 665-7866 o utilice el sitio Web: http://www.unzo.com. El número de documentos que debe tramitar el exportador puede variar dependiendo del destino del embarque. Puesto que cada país tiene reglas de importación diferentes, el exportador debe estar atento para presentar la documentación apropiada. Si su empresa no utiliza los servicios de un despachador de carga, a continuación mencionamos algunos métodos para obtener más información sobre restricciones a las importaciones en el extranjero:
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